Gestión documental

GESTIÓN DOCUMENTAL

Son el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Defensoría del Pueblo, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación del patrimonio documental relacionado con los Derechos Humanos.

 

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Es el plan elaborado por la Defensoría del Pueblo para facilitar la identifcación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación.

 Programa de Gestión Documental

 

 

CUADRO DE CLASIFICACIÓN - CCD

Es un instrumento archivístico que refleja la jerarquización dada a la documentación administrada por la Defensoría del Pueblo, en el cual se registran las secciones, subsecciones, series y subseries documentales, con su correspondiente codificación.

A continuación se puede consultar el cuadro de clasificación vigente, el cual corresponde a las vigencias 2009 y 2011.

 

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD

Es un instrumento archivístico en el cual se listas las series, con sus correspondientes tipos documentales definidos para la Defensoría del Pueblo, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en los archivos de gestión y archivo central de la entidad.

Mediante la Resolución No. 1069 del 3 de agosto de 2009, se aprobó la modificación de las Tablas de Retención Documental de la Defensoría del Pueblo, correspondientes al proceso de Direccionamiento Estratégico y a los proceso de soporte de la entidad.

Mediante la Resolución No. 1036 del 25 de agosto de 2011, se aprueba la actualización de la Tablas de Retención Documental correspondiente a los procesos misionales de la entidad, serie contratos y manual de archivo de la Defensoría del Pueblo.

En cumplimiento del Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación “Procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental”, el Comité de Archivo de las Defensoría del Pueblo realizó la aprobación de las TRD mediante la Resolución 412 del 9 de marzo de 2015 y actualmente se encuentran en proceso de convalidación en el Archivo General de la Nación.

 

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

La Tabla de Valoración Documental - TVD es un instrumento archivístico en el cual se listas las series, con sus correspondientes tipos documentales definidos para la Defensoría del Pueblo, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en el archivo central y se define su disposición final (conservación total, selección, eliminación, microfilmación y/o digitalización).

En cumplimiento del Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación “Procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Valoración Documental”, el Comité de Archivo de la Defensoría del Pueblo realizó la aprobación de las TRD mediante la Resolución 656 del 29 de abril de 2015 y mediante certificación del 15 de noviembre de 2016 del Archivo General de la Nación se aprueba su convalidación definitiva.

 

 

INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO CENTRAL

El inventario documental es instrumento que permites realizar la recuperación de información que se conserva en el archivo central de la Defensoría del Pueblo, a continuación se pueden consultar los inventarios por cada una de las dependencias de la entidad.

 

INFORME DE ARCHIVO

El informe de archivo da evidencia de las actividades realizadas en Gestión Documental en la Defensoría del Pueblo, las cuales contribuyen a la conservación y presentación del patrimonio documental de la entidad.

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DOCUMENTAL

El procedimiento producción y trámite de documentos establece las actividades a desarrollar por parte de la Defensoría del Pueblo para garantizar la conservación del patrimonio documental de la entidad.

 

ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

Es una actividad resultante de la aplicación de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios.

Para la vigencia 2015 la Defensoría del Pueblo no ha realizado procesos de eliminación documental, en caso de generarse eliminación de documentos se atenderán las disposición establecidas en el Decreto 1080 de 2015 Artículo 2.8.2.2.5. Eliminación de documentos y El Acuerdo AGN No. 004 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención y valoración documental” establece en su Artículo 15: “Eliminación de documentos:

 

INSTRUCTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO

Instructivo tiene como principal objetivo proporcionar pautas que garanticen la correcta aplicación de los principios archivísticos y la gestión eficiente de la documentación producida y recibida en desarrollo de las funciones asignadas a la Defensoría del Pueblo, de manera que se garanticen tanto la normalización en la producción y el manejo de los documentos, como la conservación y uso adecuado del patrimonio documental de la entidad.

INFORME DE ARCHIVO – DEFENSORIA DEL PUEBLO 2015

Instructivo tiene como principal objetivo prestar el servicio de organización de archivos del nivel central y regional y los servicios de traslado, deposito, custodia, consulta y envíos del archivo central de la Defensoría del Pueblo de conformidad con las especificaciones técnicas y la normatividad vigente que rige la materia.

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