Oficina de Control Interno

Funciones

Funciones generales:

  • Acompañar y asesorar
  • Realizar evaluaciones
  • Fomentar la cultura de autocontrol
  • Relaciones con entes externos
  • Velar porque el sistema de control interno se ajuste a las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes y programas.
Funciones Específicas:
  • Planear, dirigir y organizar la verificación y la evaluación del Sistema de Control Interno.
  • Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan responsabilidad de mando.
  • Asesorar a las instancias directivas del Ministerio en la organización, gestión y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno.
  • Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del Régimen Disciplinario ejerzan adecuadamente esta función.
  • Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad.
  • Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios.
  • Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, con el fin de obtener los resultados esperados.
  • Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información de la entidad y recomendar los correctivos que sean necesarios.
  • Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.
  • Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal diseñe la entidad correspondiente.
  • Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento.
  • Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas a través de planes de mejoramiento.
  • Las demás que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia.
Mecanismos de control de la Defensoría del Pueblo

La Oficina de Control Interno cuenta con los siguientes mecanismos:

  • Visitas de Auditoría: Permiten verificar el cumplimiento de los objetivos, normas, políticas y procedimientos de las dependencias de la Entidad.
  • Evaluación y seguimiento: Es la herramienta que complementa el principio de autocontrol lo responde a la necesidad de satisfacer la responsabilidad de supervisión que deben cumplir permanentemente los directivos.
    • Control de Legalidad: Mecanismo de evaluación para verificar que las actividades financieras, administrativas, de servicios, de contratación y de cualquier otra índole que realice la Defensoría del Pueblo, se ejecuten de conformidad con las normas legales.
    • Control de gestión: Es la evaluación del conjunto de políticas, programas, plan estratégico y metas, para medir tanto su eficiencia como su efectividad.
Entidades de control

Contraloría General de la República: Vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación.

Plan general de actividades OCI-cronograma anual

El Plan General de Actividades aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno de la Entidad, representa junto con el Cronograma Anual, la gestión que la Oficina de Control Interno realiza durante la cada vigencia.

 

Informe pormenorizado del estado de control interno

La Oficina de Control Interno, en cumplimiento a lo establecido en el párrafo tercero del artículo noveno de la ley 1474 del 2011, se permite publicar el informe cuatrimensual pormenorizado del estado de control interno de la entidad.


Publicado septiembre 30 de 2016


Publicado mayo 30 de 2016


Publicado enero 31 de 2016


Publicado septiembre 30 de 2015


Publicado mayo 30 de 2015


Publicado enero 30 de 2015


Publicado septiembre 29 de 2014













Plan de mejoramiento

Teniendo en cuenta que el Sistema de Gestión de Calidad contiene el proceso de Evaluación y Seguimiento y que de las evaluaciones se generan hallazgos que se convierten en oportunidades de mejora, las acciones para ello se detallan en la matriz de “Acciones Correctivas, preventivas y de Mejora” la cual es objeto de seguimiento.






Análisis de las Encuestas de Percepción del Sistema de Control Interno

El propósito de la encuesta es determinar año a año la existencia, nivel de desarrollo o de efectividad de cada uno de los elementos del Sistema de Control Interno de la Defensoría del Pueblo frente a los requerimientos del MECI 1000:2005.








Informe de Seguimiento a las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias y Felicitaciones - PQRSDF

Verificar la atención adecuada de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, en aras de lograr el mejoramiento continuo del servicio y el desarrollo de una institucionalidad orientada a satisfacer al usuario y al ciudadano; para que de esta manera se garantice el control social, proporcionando al ciudadano información comprensible, actualizada, oportuna, disponible y completa.


Informe de seguimiento al sistema EKOGUI

Evaluar el cumplimiento de la obligación que tiene la Oficina Asesora Jurídica - Defensoría del Pueblo de mantener informada a la Agencia Nacional Para la Defensa Jurídica del Estado, sobre las actuaciones que en calidad de demandada o de demandante actualmente se encuentren curso en los diferentes Despachos Judiciales de nuestro país.

Informe de Seguimiento a la Gestión Contractual de la Defensoría del Pueblo en la Página del SECOP

Verificar el cumplimiento de la normatividad nacional en materia de contratación estatal., específicamente las obligaciones que tiene la Defensoría del Pueblo en la publicación de los documentos que hacen parte de la contratación.


Informe de Seguimiento a la información registrada en el SIGEP - Contratación
Verificar el cumplimiento de la normatividad nacional en materia de registro y consolidación de información de la Defensoría del Pueblo en el SIGEP, específicamente, la información relacionada con los contratistas que han celebrado contratos de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión con la entidad, con el fin de recomendar acciones que permitan su correcta implementación.

Informes de Austeridad y Eficiencia del Gasto Público

La verificación por parte de la Oficina de Control Interno al cumplimiento de las normas de austeridad emitidas por el Gobierno Nacional, preparando y enviando al representante legal de la entidad u organismo respectivo, un informe trimestral, que determine el grado de cumplimiento de estas disposiciones y las acciones que se deben tomar al respecto.

Informe de seguimiento al Proceso de Gestión Financiera

Realizar la verificación al proceso de gestión financiera que dentro de sus componentes tiene los procedimientos de contabilidad y tesorería, con el fin de dar observancia a la aplicación del conjunto de principios, normas técnicas y procedimientos de contabilidad y tesorería, contenidos en el régimen de contabilidad pública.

Informe de seguimiento en materia de Derechos de Autor sobre Software - Vigencia 2015

Verificar el cumplimiento de la normatividad establecida en cuanto a la protección de los Derechos de Autor sobre uso de software, por parte de la Defensoría del Pueblo, en la vigencia 2015.

Informe de Fomento de Cultura de Autocontrol

Este informe se elabora con el fin de elaborar y construir herramientas e instrumentos orientados a sensibilizar e interiorizar el ejercicio del autocontrol y la autoevaluación, como un hábito de mejoramiento personal y organizacional.

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